お仕事研究

仕事を抱え込みがちな人必見！時間管理マトリックスを応用して生産性をUPする方法！

2023.10.30

働き方改革により、法律上の時間外労働は月45時間、年360時間となり、残業時間は少なくなりました。就業時間後、サービス残業を行う風潮は消えつつあります。しかし、仕事量は変わらず、今までの業務を就業時間内に終えなければいけない事態は変化せず・・・。今回は、仕事を抱えすぎてしまう人の特徴を踏まえ、解決方法を紹介します。

仕事を抱えすぎてしまう人の特徴とは？

仕事に真面目に取り組んでいるにも関わらず、いつも仕事に追われている状態の人は、もしかしたら、次のような特徴を持っている可能性があります。

・他人に任せられないと考えている「無自覚無責任タイプ」　→締切日が迫っているのにも関わらず、自分が全て行わなければならないと考え、結局仕事を捌ききれずため込んでしまう人。

・頼まれたら断ってはいけないと思っている「自己犠牲タイプ」　→自分に仕事を振ってくれたのだから…と自分のキャパ以上に仕事を抱え込んでしまう人。

・優先順位が判断つかない「優柔不断タイプ」　→複数の仕事を同時に頼まれた場合、どっちを優先すべきか判断がつかず、締切日が迫ってから慌てる人。

・仕事がない＆暇だと不安にかられる「多動性タイプ」　→常に忙しいことが普通だと思っていて、時間に余裕があると詰め込んでしまう人。

・自分にしかできないと思い込んでいる「思い込みタイプ」　→他の人に任せてもよい仕事なのに、自分しかできないと思っているため、業務が進まずためこんでしまう人。

・残業を当たり前だと思っている「奴隷人タイプ」　→仕事を早く終わらせたら自分が真面目に仕事をしていないと思ってしまい、業務を多く引き受けてしまう人。

仕事を抱え込みすぎる影響と仕事を取捨選択して選ぶメリット

仕事を抱え込み過ぎるとミスが多くなったり、残業時間が増えます。
残業が一時的なものならその時期だけ乗り越えていくのですが、慢性的な残業が続いた場合、身体を休める時間が少なくなり、体調不良の原因となります。仕事が捌ききれないほどの量を慢性的に抱えていると、休日も仕事のことを考えるようになってしまい、せっかくの休日も楽しめなくなります。

つまり、仕事を抱え込み過ぎる影響としては、今後の仕事に対する意欲度にも影響してくることが分かります。”仕事に行きたくないのは甘え？行きたくない原因と期間別の解決策を紹介”では、仕事に行きたくない原因を詳しく紹介しています。

仕事を取捨選択して選ぶメリット

仕事を抱え込み過ぎてしまう人は、仕事を取捨選択する必要があります！

【仕事を取捨選択して選ぶメリット】
・急な仕事にも対応可能となる
・重要な仕事に時間をかけて取り組むことができるため、成果が上がりやすい
・オンとオフの時間がしっかり取れるのでメリハリがつく

では、仕事を取捨選択する具体的な方法とは？

仕事を取捨選択する方法「時間管理マトリックス」を紹介！

今回は、仕事を取捨選択する方法として可視化するための表「時間管理マトリックス」をご紹介します。

【時間管理マトリックスの手順】
・今自分が抱えている仕事をタスクとして全て出す
・時間管理マトリックス表に当てはめてタスクを分けていく
・①②を中心に仕事を終わらせていく
・③④に入るものは、見直し＆改善を行う

ビジネスの場合、①にあてはまるタスクは最重要とされるため、すぐに取りかかれますが、②は納期が長期的な場合が多く、後回しにされがちです。しかし、②を行うことで業務が進む場合がありますので、自分で優先順位を挙げて行う必要があります。

具体的な例として、ライター業務を行う方の場合で事例を挙げてみましょう。

①緊急で重要なものとして「〆切が2～3日以内にある案件」「当日のMTG」があてはまります。この場合は、先にタスクを完了しなければならない仕事として取り組む必要があります。

②の例として、「納期に余裕がある案件」「スケジュールの作成」「月末処理の報告書」を挙げました。これらは、〆切がない案件だったり、納期に余裕がある案件のため、後回しになりがちです。しかし、必ず仕事を行わなければ次に進まないタスクなので、①との兼ね合いを見ながら進める必要があります。

③は、「〆切がないチャットやメールの相談」「いつでもできる返信内容」を挙げてみました。相談などはすぐに対応可能の場合が多いので返信できますが、返信ばかり優先をしてしまうと、①②の仕事に取りかかれる時間が削られてしまう恐れがあります。

したがって、自分で返信時間を決め、対応する必要があると考えます。

④の場合、「調査の延長線上の娯楽タイム」「意味もないネットサーフィン」を挙げました。ライターの場合、参考記事をいくつか調査してから執筆に取りかかりますが、調査の途中で興味のある記事に没頭して執筆が進まない可能性があります。したがって、ある程度時間を区切ったうえで調査を行い、娯楽タイムに関しては、自由時間に回すようにする必要があります。

まとめ：自分で仕事の取捨選択ができるように最優先事項を見極めよう！

今回は、「時間管理マトリックス」を使って、仕事の取捨選択を行う方法をご紹介しました。

仕事を抱え込みやすい人の特徴として、最優先度が分からなくなる、③④の重要度が低い仕事に振り回されてしまうといった特徴を持っている人が考えられます。「時間管理マトリックス」を使うことによって、優先順位を可視化すれば、仕事の無駄を省くことができ、効率的に仕事を完了することができるでしょう。