広報コラム

地味コツが後の成果を生む！必要な情報を集める「WEBクリッピング」のやり方

2023.6.16

広報活動を始めるにあたって必要不可欠な要素のひとつ、クリッピング。 自社の事業やサービスに関するあらゆる情報をまとめる大事な業務です。 星の数ほどある情報をネットの海から探すのにはなかなか時間的コストがかかるので この作業を軽視しがちですが、情報の集め方次第では今後のPR・広報活動に大きな差を生むことにもなります。 そこで今回は、新米広報さんのためのWEBクリッピングの方法をご紹介します。

情報集めの基礎。クリッピングとは？

まずはじめに、クリッピングとは何かということを改めて整理しましょう。
クリッピングは「切り抜く」という意味を持ち、広報・PRにおいては情報収集作業のことを指します。

情報収集の仕方は大きく分けて、新聞や雑誌、パンフレットなどの紙媒体とインターネットで情報検索をするWEBクリッピングの二つの方法があります。
できるなら紙媒体とWEBどちらの情報もまんべんなく収集するのが理想的です。

ただし、情報を集めるのにもかなりの時間的コストがかかるので最初はすぐに集められるWEBクリッピングがおすすめです。
そしてクリッピングでは必ず目的に沿った情報を収集しましょう。 

・新しい商品やサービスをリリースするための情報収集（市場調査）
・リリースした商品・サービスの反応を見るための情報収集（効果測定）

…といったように、何のためにどんな情報を得たいかの目的を明確にすることが肝要です。

特に目的なく、とりあえず自社に関連しそうな情報はクリッピング…といった具合にまとめていると、せっかく集めた情報が必要な時に読み返しても、参考にならないこともありますので気をつけたいところです。

 クリッピングの基本のやり方

まずは記事を検索します。
検索の仕方は基本的にGoogleやYahoo!の検索窓から自社名・競合他社・サービス名などクリッピングしたい目的を加味した検索をかけます。

便利なのはGoogleアラート機能です。
特定のキーワードを設定しておくと、それに関する新情報が公開されると自動的に通知されます。

保存したい記事URLはエクセルシートやGoogleスプレッドシートなどでまとめます。
媒体・公開日付・記事URL（必要であれば補足事項も）を記載しておきましょう。

さらにクリップした記事が、記事元（オリジナル記事を配信した媒体）か転記先（オリジナル記事の配信先）か区別すると良いですね。今後、メディアリレーションをはかりたい媒体の分析に役立ちます。

さらに、記事内にその記事を書いた記者の名前が書かれている場合があります（署名記事）。
競合他社の記事の場合、自社もネタとして取り上げてもらえる可能性があるため、記者の部署・名前まで記載すると、今後の広報活動で生きていきます。

また、記事の内容を可視化したい場合は掲載された記事の内容や情報をパワーポイントで可視化すると良いでしょう。
手間はかかりますが、情報整理をするという意味ではパワーポイントで整理したほうがわかりやすく、かつ社内資料としても活用してもらいましょう。

  クリッピング作業の注意点

 〈著作権の侵害になっていないか〉
既出している記事はすべて著作権が存在します。
そのため自身の資料として個人的にまとめておくのは問題ありませんが 

・社内で記事を共有する
・公開された記事を営業ツールとして活用する

これらは許可なく行うと、著作権侵害になるので必ず二次利用をしたい場合は記事の著作権元に問い合わせをしましょう。

 〈集めた情報の記事が削除されている〉
特に転記先は一定期間配信されると後日記事が消えてしまうことがあります。
そのため、プレスリリースなど自社が発信した情報の記事は転記先ではなく記事を制作した記事元の媒体をクリッピングしましょう。
稀ではありますが、記事元でも何らかの事情で記事が削除されるケースもないとはいえません。

実際に配信された記事は重要なものほどURLリンクだけでなく、キャプチャとして保存しておくと安心です。

 最後に

クリッピングは慣れるまでは根気のいる作業です。
何せ膨大な量のなかから有益な情報をつかむ作業なので必要であれば他社のクリッピングサービスを利用するのも一つの策です。

クリッピングのやり方、効果的な情報収集の仕方についてなど詳しく知りたい方は、当社の広報のプロがその場で教えるオンラインセミナー【座学｜広報基礎】ゼロから始める広報で気軽にご質問してみてくださいね！