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広報コラム

広報になりました!まず何からやればいい?新人広報がまずやるべき3つのこと

2021.11.10

「明日から、広報よろしくね!」 上司から突然、このような通達を受けたことはありませんか? 「よし、これからの時代は情報発信だ!明日から広報やるぞ!」 企業としてだけでなく、社長や広報担当、人事担当など個人がSNSや情報発信することが当たり前の時代、いよいよ一念発起し広報を始めようと考える方も多いのではないでしょうか。 こうして広報活動を始めたはいいけれど、まず何からやるべきなのか、迷走してはいませんか?ぼんやりとしたイメージはあるものの、具体的なアクションがわからない、という声は案外多いものです。 そこで、そんなお悩みに対してどうすべきかを、広報歴15年以上のベテランに聞いてみました。この記事では、広報初心者でもすぐにできる具体的な行動3つをご紹介します。

情報発信に向けた下準備。マスメディアとの関係づくりに向けて

広報とは、社内外に向けて情報発信し、ステークホルダーとの関係を築いていく役割です。そのため、最も大切になるのはコミュニケーション。誰と、どのようなコミュニケーションを取るかで、発信内容やその影響度合いは大きく変わってきます。では、まず何から始めるといいのでしょうか。

1つ目はメディアリストの作成です。情報発信の方法はさまざまありますが、マスメディアに取り上げてもらいターゲットへアプローチする、まさに王道的な広報手法があります。マスメディアに取り上げてもらうのはそう簡単なことではありません(少しでも広報に携わっている方はわかるはず!)。広報業務の1つに「メディアリレーション」というものがある通り、マスメディアとの関係構築がまず基盤としてあり、その上でマスメディアによる露出が成り立ちます。マスメディアとの関係づくりのために、まずできることは何かしらの繋がりをつくることです。そこで、繋がりづくりに向けてアプローチしたいメディアをピックアップしましょう。まずは自分たちが露出したい媒体を選定することから着手するでOK。「自分たちが露出したい媒体とは何か?」を事前に考えておくことも重要です。各メディアのプレスリリース送付先や、情報提供先、問い合わせ窓口などをまとめてリスト化。これが自分たちの情報を売り込む、送る、窓口の一覧になります。完成したメディアリストは作成して終わりではなく、時代の流れや発信内容の変化等に対応して、随時更新していくことも大切です。

情報収集で、発信できるネタと求められるネタを把握せよ!

2つ目は情報収集です。ここでのポイントは、社内と社外の両方から情報収集をするということ。

まずは社内における情報収集について。これは、自社に落ちているネタを集めることが目的です。現場の人しか知らないこともあるかもしれません。現場では当たり前のように話していることでも、それがネタになることはよくあります。社内は広報にとって宝の山なのです!情報収集のやり方としては例えば、各事業責任者と月1ミーティングを実施、毎週●曜日の●時は”広報さんぽ”の日!と称して、社内を歩き回り誰かと雑談、グループMTGにお邪魔する、といった行動が挙げられます。社内でネタを集めるにあたって、自分が情報を外に発信する役割であることを周囲に知ってもらうことも大切です。そうすることで、現場や他部署の人が何か発信したいと思ったときに、自分に情報が自然と集まってくる流れをつくることができます。こうして、発信したい内容やPRしたいポイントなどを見つけていきます。

しかし、自分が伝えたいことを一方的に発信するだけでは、誰の心にも届きません。そこで、社内における情報収集と同じくらい大切なのが、社外における情報収集です。いま世間が興味のあることは何か、自社を取り巻く環境はどうなっているのか。社外での情報収集は、どんな情報に価値があり注目されるのか、そのニーズを把握するために行います。毎日の新聞やWEBニュース、雑誌やSNSなど、情報を得るツールはたくさんあるので、まずは自分の使いやすいものや身近なものを活用することから始めてみましょう。他社はどんな発信をしているのか、という点に着目してみるのも1つの方法です。同業の発信を参考にすることで、自社の発信をイメージしやすくなります。情報収集によるインプットができたら、最後はアウトプットです。どんな知識や情報も頭の中にあるだけでは役に立ちません。得た情報を活かしアウトプットをしてみましょう。これが3つ目のやるべきことに繋がります。

インプットだけでなく、アウトプットを!情報発信は練習あるのみ

3つ目は想定プレスリリースの作成です。情報やネタが集まり世の中の関心ごとやニーズも把握したうえで、実際に発信する情報を作成します。いざプレスリリースを書くとなった場合、どんなに文章を書くことが得意な人でもなかなかハードルは高いもの。プレスリリースの書き方や情報のまとめ方、文章の構成などを事前に調べたり学んだりしながら、伝えたい内容や読んでくれる人を想定してプレスリリースを作成してみましょう。何事も、練習あるのみです・・・!

完成したプレスリリースは誰かに見てもらえると理想的です。他の人から見て違和感のない文章か、情報はきちんと伝わっているか、そもそもこのプレスリリースを見て「もっとこの会社のことを知りたい!」「このサービスを使ってみたい!」と心が動くか?といったことを確認してもらいます。他の人からのフィードバックをふまえて練習を重ねることで、広報に必須な文章の作成スキルの向上が期待できます。もちろん、実際にメディアに関わる人に見てもらえると最高ですが、メディアとの繋がりがまだない時には厳しいはず。まずは、身近な同僚や上司にお願いしてみましょう。他にも、広報・PR会社が開催するスクールや勉強会に参加して添削してもらうこともできます。外部のものに参加する場合は、費用がかかる場合もありますが、他社の広報担当者との繋がりを作る貴重な機会にもなるため、検討するのもおすすめです。

最後に

メディアリストの作成、情報収集、想定プレスリリースの作成、広報を始めてまずやるべき3つのことをご紹介しました。どれも始めにやって終わりではなく、広報業務の基礎として続けていくことが大切です。ネタを集めて需要を把握し、アウトプットを繰り返す。その中で、不安なことや分からないこともあるかと思います。手探りで進むもよし、先輩や知り合いを頼るもよし、外部のプロに頼るのもアリです。

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